Fremstillingen viser i grove trekk prosessen fra søknad til sertifisering.

Søknadsskjemaer
Søknadsskjema for produktsertifisering
Søknadsskjema for systemsertifisering
Søknadsskjema klasse H – laboratorier 

Ved henvendelse til Kontrollrådet kan søknadspapirer også sendes pr. post.

Søknad
Det er viktig at søknaden fylles ut korrekt og vi ber om at søker tar kontakt med Kontrollrådet såfremt noen forhold knyttet til søknaden er uklare. Nederst på side 1 av søknaden skal søknaden signeres av en person ved bedriften som har myndighet til å påtegne på vegne av søker. Søknadens første side fungerer som en avtale mellom søker og Kontrollrådet.
Søknaden skal vedlegges de dokumenter som etterspørres i søknadsskjema. Kvalitetssystemer knyttet til styring av kvalitet eller ytre miljø må være komplett iht. kravelementene i relevant standard. Produksjonskontrollsystemer bør også være komplette, men her aksepteres at prosedyrer eller rutiner som er knyttet til drift av produksjonsanlegget ikke er helt på plass med bakgrunn i at man normalt trenger noe erfaring med nye anlegg før oppfølgingsrutiner kan fastsettes.
Når alle disse punkter er avklart med søker, tas det stilling til om det er behov for en avklaringsrevisjon.

Avklaringsrevisjon
Søker og Kontrollrådet kan avtale en avklaringsrevisjon for gjennomgang av søknadsdokumenter, produksjon og videre gang i søknadsprosessen.
Innen system- og miljøsertifisering skal en avklaringsrevisjon gjennomføres, som et ledd i sertifiseringsprosessen. Unntak fra dette kan gjøres for foretak som allerede er produktsertifisert av Kontrollrådet.

Sertifiseringsrevisjon
Revisjonen gjennomføres med basis i utarbeidet sjekkliste, samt at det foretas stikkprøver på at systemet er iverksatt. I tillegg sjekkes at produktkrav og produksjonstekniske krav er i overensstemmelse med krav eller egne deklarerte forhold. Dette kan blant annet gjennomføres ved at det tas ut produkter til prøving internt og/eller eksternt. Ved slutten av revisjonen skrives en observasjonsrapport og det informeres og avklares med bedriften om de revisjonsfunn som er gjort. Etter gjennomført revisjon skrives en revisjonsrapport som oversendes søker. Vedlagt denne rapporten følger eget vedlegg med eventuelle avvik og merknader. For eventuelle avvik vil det være gitt en svarfrist til bedriften.
Dersom det ikke avdekkes avvik, oversendes saken til sertifiseringsleder for videre behandling.

Videre oppfølging i forbindelse med avvik
Søker gjennomgår revisjonsrapporten og iverksetter tiltak knyttet til de avvik som er gitt etter revisjonen. Innenfor gitt tidsfrist skal søker gi en tilbakemelding til Kontrollrådet vedrørende de tiltak som er iverksatt. Relevant dokumentasjon som viser de tiltak som er iverksatt, må sendes sammen med bedriftens tilbakemelding.
Merknader trenger man ikke besvare i denne omgang, men det er ingen ulempe for sertifiseringsprosessen at orientering om tiltak også foreligger for merknadene.

Sertifisering
Kontrollrådets saksbehandler gjennomgår svar fra søker og vil ta opp med søker eventuelle uklarheter eller mangler. Når alle forhold rundt avvik(ene) er redegjort for og dokumentert, kan avvikene lukkes og saken oversendes sertifiseringsleder for videre behandling og eventuell utstedelse av sertifikat.

Avslutning av søknadsprosessen
Dersom det går mer enn 3 måneder uten at bedriften svarer på henvendelser fra Kontrollrådet, enten det gjelder mer dokumentasjon eller manglende svar på avvik, vil søknadsprosessen normalt bli avsluttet og bedriften tilskrevet om dette.

Produksjonstillatelse
Innen produktsertifiseringen og i de tilfeller hvor ikke all dokumentasjon knyttet til produksjonsanlegget er på plass, kan det gis en produksjonstillatelse. Denne vil normalt gis for maksimalt 6 måneder. Før produksjonstillatelsen utløper, skal den avløses av et sertifikat.
I noen tilfeller kan produksjonstillatelse gis for en anleggsperiode.

For en mer detaljert beskrivelse av prosessen viser vi til de  Administrative bestemmelsene.